Jede unbesetzte Schlüsselrolle kostet Geld, Tempo und Nerven – und trotzdem steuern viele Unternehmen ihre Besetzung nach Bauchgefühl. Wer offene Positionen wirklich in den Griff bekommen will, braucht Zahlen: Kennzahlen, die zeigen, wo es klemmt, wie lange es dauert und was es kostet. Die wichtigsten sind schnell erklärt – und einer der wirksamsten Hebel, um sie zu verbessern, wird dabei fast immer übersehen.
Dieser Beitrag definiert die vier Kennzahlen, die im Recruiting und in der Besetzung von Fach- und Führungsrollen zählen, ordnet sie mit aktuellen Benchmarks ein und zeigt, wie sich die Zeit bis zur Besetzung konkret verkürzen lässt.
Was ist Time to Fill?
Time to Fill misst die Zeitspanne von dem Moment, in dem eine Stelle offiziell freigegeben oder ausgeschrieben wird, bis zu dem Tag, an dem ein Kandidat die Position annimmt. Sie beantwortet die Frage, die Entscheider wirklich umtreibt: Wie lange bleibt diese Rolle leer?
Die Formel ist einfach: Time to Fill = Tage von der Stellenfreigabe bis zur Zusage des Kandidaten. Für eine belastbare Kennzahl bildet man den Durchschnitt über mehrere Besetzungen, idealerweise getrennt nach Rollentyp – eine Fachkraft im Vertrieb ist nicht mit einem Interim-CFO vergleichbar.
Time to Fill vs. Time to Hire – der meistverwechselte Unterschied
Beide Begriffe werden ständig synonym benutzt, messen aber Unterschiedliches:
- Time to Fill startet mit der Stellenfreigabe und endet mit der Zusage. Sie ist die Kennzahl der Organisation: Sie zeigt, wie lange der gesamte Prozess dauert – inklusive interner Freigaben, Ausschreibung und Suche.
- Time to Hire startet später – mit dem ersten Kontakt zu einem konkreten Kandidaten – und endet ebenfalls mit der Zusage. Sie misst die Effizienz des Auswahlprozesses, nicht die Suche davor.
Kurz: Time to Fill ist die Perspektive des Unternehmens auf die Vakanz, Time to Hire die Perspektive auf einen einzelnen Kandidaten im Prozess. Ein Unternehmen kann eine kurze Time to Hire haben und trotzdem eine lange Time to Fill – weil es Wochen dauert, überhaupt passende Kandidaten zu finden. Genau diese Lücke ist der Ansatzpunkt.
Vakanzzeit – der deutsche Begriff und was er über den Markt sagt
Die Vakanzzeit ist das deutsche Pendant und wird von der Bundesagentur für Arbeit offiziell erhoben: Sie misst die Zeit von der geplanten Besetzung einer gemeldeten Stelle bis zu ihrer tatsächlichen Besetzung. Weil die Bundesagentur sie flächendeckend auswertet, ist sie der beste öffentliche Benchmark für den deutschen Arbeitsmarkt.
Die durchschnittliche Vakanzzeit gemeldeter sozialversicherungspflichtiger Stellen liegt seit Jahren im Bereich von rund vier bis fünf Monaten, in Engpass- und Spezialistenberufen deutlich darüber – für hochspezialisierte Fach- und Führungsrollen sind mehrere Monate keine Seltenheit (Quelle: Bundesagentur für Arbeit, „Blickpunkt Arbeitsmarkt“). Diese Zahlen sind kein Naturgesetz, sondern ein Maßstab: Wer die eigene Time to Fill unter dem Marktdurchschnitt hält, verschafft sich einen realen Vorsprung – jeder Monat weniger Vakanz ist ein Monat produktive Rolle statt Stillstand.
Cost per Hire und weitere Kennzahlen, die dazugehören
Zeit ist nur eine Dimension. Drei weitere Kennzahlen runden das Bild ab:
- Cost per Hire – die Gesamtkosten einer Besetzung (Ausschreibung, interne Aufwände, externe Dienstleister, Onboarding), geteilt durch die Zahl der Einstellungen. Die Kosten der Nicht-Besetzung – entgangener Umsatz, überlastete Teams – stehen hier bewusst daneben.
- Qualität der Besetzung – bleibt der Kandidat, liefert er, passt er? Eine schnelle Besetzung, die nach drei Monaten scheitert, ist teuer erkauft.
- Vermittlungsquote – bei externen Partnern: Wie viele vorgeschlagene Profile führen tatsächlich zur Besetzung? Eine hohe Quote bedeutet weniger Leerlauf und kürzere Time to Fill.
Recruiting-Kennzahlen entfalten ihren Wert erst im Zusammenspiel: Time to Fill zeigt das Wie lange, Cost per Hire das Wie teuer, Qualität und Vermittlungsquote das Wie gut.
Time to Fill berechnen – ein Rechenbeispiel
Angenommen, ein Unternehmen besetzt in einem Quartal vier Rollen mit folgenden Zeiten von Freigabe bis Zusage: 40, 55, 70 und 95 Tage. Summe = 260 Tage, geteilt durch 4 Besetzungen = 65 Tage durchschnittliche Time to Fill.
Aussagekräftig wird die Zahl erst im Vergleich – gegen den eigenen Vormonat, gegen den Marktdurchschnitt (Vakanzzeit) und getrennt nach Rollentyp. Ein einzelner Wert ohne Bezug ist nur eine Zahl.
Wie senke ich die Time to Fill?
Drei Hebel greifen wirklich:
- Prozesse straffen. Interne Freigaben bündeln, Entscheidungswege verkürzen, Feedback-Schleifen mit Kandidaten auf Tage statt Wochen bringen. Das senkt vor allem die Time to Hire.
- Vorqualifizierte Talentpools nutzen. Der größte Zeitfresser ist die Suche selbst – nicht die Auswahl. Wer erst bei Bedarf zu suchen beginnt, verliert die entscheidenden Wochen am Anfang.
- Auf ein kuratiertes Experten- und Interim-Netzwerk zugreifen. Genau hier setzt der schnellste Hebel an: Statt eine Ausschreibung zu starten und auf Bewerbungen zu warten, greift ein qualitätsgesichertes Netzwerk auf bereits geprüfte Fachleute, Berater und Interim Manager zu – und liefert passende Profile in 24 bis 36 Stunden statt in Wochen.
Für kritische Vakanzen, Überbrückungssituationen und spezialisierte Projektrollen verschiebt das die Time to Fill in eine andere Größenordnung. Wie das konkret funktioniert, zeigen diese Beiträge:
Wenn eine Schlüsselrolle nicht wochenlang leer bleiben darf, ist der direkte Weg der schnellste: Interim Manager, freiberufliche Unternehmensberater oder Experten aus dem Netzwerk – passgenau und geprüft.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Time to Fill und Time to Hire?
Time to Fill misst die gesamte Zeit von der Stellenfreigabe bis zur Zusage des Kandidaten. Time to Hire misst nur die Zeit vom ersten Kontakt mit einem konkreten Kandidaten bis zur Zusage. Time to Fill bewertet den ganzen Besetzungsprozess, Time to Hire nur den Auswahlprozess.
Wie berechnet man die Time to Fill?
Man addiert die Tage von der Stellenfreigabe bis zur Zusage über alle Besetzungen eines Zeitraums und teilt die Summe durch die Zahl der Besetzungen. Für Aussagekraft trennt man nach Rollentyp und vergleicht gegen den Vormonat und den Marktdurchschnitt.
Wie hoch ist die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland?
Die Bundesagentur für Arbeit weist für gemeldete sozialversicherungspflichtige Stellen eine durchschnittliche Vakanzzeit im Bereich von rund vier bis fünf Monaten aus; in Engpassberufen liegt sie deutlich höher.
Wie lässt sich die Time to Fill am schnellsten senken?
Der wirksamste Hebel ist der Zugriff auf ein kuratiertes Experten- und Interim-Netzwerk mit bereits geprüften Profilen. Statt einer wochenlangen Suche liefern solche Netzwerke passende Kandidaten innerhalb von 24 bis 36 Stunden.
Passende Beratungsfelder und Kompetenzbereiche
Sie wollen dieses Thema im eigenen Unternehmen angehen? Auf diesen Seiten steht, worum es fachlich geht und wie sich ein solches Vorhaben mit externer Unterstützung besetzen lässt.
Beratungsfelder
Kompetenzbereich
