Commercial-Excellence-System: Wie einfache Maßnahmen in nur vier Monaten große Wirkung zeigen
Vom Ad‑hoc‑Vertrieb zum skalierbaren Commercial‑Excellence‑System bei einem mittelständischen Private‑Equity‑Portfoliounternehmen.
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Ein viermonatiger Sprint, der die Vertriebstransformation auf den Weg brachte
Ein mittelständischer Anbieter technischer Infrastrukturlösungen im Besitz einer Private‑Equity‑Gesellschaft stand Anfang 2025 vor der Aufgabe, seine Vertriebsorganisation schnell auf Wachstumskurs zu bringen. Innerhalb von vier Monaten wurden Prozesse, Kennzahlen und Rollen neu ausgerichtet – mit dem Ziel, planbar neue Kunden zu gewinnen und Umsätze im Bestandsgeschäft zu sichern. Die vorliegende Case Study skizziert, wie ein schlanker, praxisorientierter Ansatz die Grundlage für datenbasierte Vertriebssteuerung und nachhaltige Performance legte.
Marian Wulz – Der Experte hinter der Transformation
Marian Wulz ist Experte für Wachstum & Skalierung von KMUs. Unternehmer suchen seine Unterstützung, wenn ihr Wachstum trotz maximalem Einsatz ins Stocken gerät, der Umsatz stagniert, obwohl Marketing‑ und Vertriebsaufwand steigen während die eigene Organisation mehr bremst, als Rückenwind verleiht.
Sie wenden sich an ihn, wenn Chaos statt Klarheit in Prozessen und Teams herrscht, Qualitätsschwankungen und personenbezogene Abläufe den Aufbau belastbarer Strukturen verhindern. Und sie holen ihn ins Boot, wenn sie aus der Rolle des permanenten Feuerwehrmanns herauswollen – um wieder führen zu können, ohne dass der Betrieb beim ersten Urlaub ins Wanken gerät.
Mit praxisnahen Methoden, klarem Fokus auf Umsetzung und einem Händchen für Menschen verhilft Marian Wulz mittelständischen Firmen zu skalierbaren Prozessen, selbstorganisierten Teams und profitablen, nachhaltigen Wachstum.
Herausforderungen
Wachstumsambition trifft auf Prozess und Transparenzlücke
Im Unternehmen zeigten sich in mehreren Bereichen strukturelle Herausforderungen, die die Effektivität und Effizienz des Vertriebs beeinträchtigten.
So waren die Prozesse, vor allem bei der Nutzung von Hubspot, uneinheitlich und KPIs waren inkonsequent definiert. Weiter erschwerten fehlende Pflichtfelder sowie ein nicht gepflegter Sales Funnel die Prozesse zusätzlich und führten zu einer geringeren Genauigkeit in der Vertriebsprognose und unzuverlässiger Planung.
Auch im Bereich Führung und Teamarbeit bestanden Defizite, welche sich hauptsächlich in einem fehlenden festen Meeting-Rhythmus, dem Ausbleiben datenbasierter Feedback-Loops sowie unbesetzte Schlüsselrollen und Verantwortlichen äußerten.
Darüber hinaus stellte die vorherrschende Marktdynamik eine zusätzliche Herausforderung dar. Ein hoher Ausschreibungsdruck im Kerngeschäft machte eine systematische Marktbeobachtung und die schnelle Erstellung passgenauer Angebote unerlässlich.
Lösungsansatz & Vorgehen
Drei fokussierte Workstreams strukturieren die Transformation
Im Zuge der strategischen Neuausrichtung wurden drei zentrale Workstreams definiert, um die Vertriebsorganisation zielgerichtet und wirksam weiterzuentwickeln:
1. People & Leadership
Zur Stärkung des Teams und der Vertriebsführung wurde das Recruiting für Schlüsselpositionen wie den Head of Sales und Inside Sales Rollen gestartet. Ergänzend sorgt die Einführung eines klaren Meeting-Rhythmus – bestehend aus täglichen Huddles, wöchentlichen Abstimmungen und monatlichen Strategierunden für mehr Struktur, Verbindlichkeit und Transparenz im Team.
2. Process & Playbook
Ein klar dokumentierter End-to-End Sales Prozess bildet die Grundlage für konsistentes Handeln im Vertrieb. Unterstützend wurde ein Sales Playbook als Microsoft Teams Wiki ausgerollt, das nach dem Prinzip „Search → Learn → Apply“ aufgebaut ist und somit schnelle Orientierung sowie eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Vertriebswissens ermöglicht.
3. Data & Tools
Ein Power BI Dashboard dient künftig als zentrale „Single Source of Truth“ für alle vertriebsrelevanten Daten. Ergänzend wurden in HubSpot Pflichtfeld-Logiken etabliert, um Datenqualität und Forecasting zu verbessern. Zudem wurde ein Pilotprojekt für eine KI-gestützte Ausschreibungssuche gestartet, um Marktchancen frühzeitig zu identifizieren und schneller zu reagieren.
Ergebnisse & Erfolge
Fundament gelegt, Momentum erzeugt
Struktur & Transparenz:
Durch die Einführung eines klar definierten Playbooks sowie eines Dashboards wurden einheitliche Standards geschaffen. Diese ermöglichen eine konsistente Steuerung des Vertriebsprozesses und bieten in Echtzeit Einblick auf die Pipeline Tiefe sowie in die einzelnen Conversion-Schritte.
Führungsqualität:
Regelmäßige Huddles wurden etabliert, um Verantwortlichkeiten klar zu verankern, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und gleichzeitig eine stärkere Coaching-Kultur im Team zu fördern. Dies unterstützt eine kontinuierliche Entwicklung der Führungskompetenz im Vertrieb.
Talentaufbau:
Für zentrale Schlüsselpositionen im Vertrieb liegen Kandidaten-Shortlists vor. Zudem wurden strukturierte Onboarding-Pläne entwickelt, um neue Teammitglieder schnell und effektiv in ihre Rollen zu integrieren.
Marktbearbeitung:
Ein Pilotprojekt zur KI-gestützten Ausschreibungssuche wurde gestartet. Dieses reduziert gezielt Informationslücken („Blind Spots“) im Marktmonitoring und ermöglicht eine deutlich verkürzte Reaktionszeit bei der Angebotserstellung.
Struktur & Transparenz
Führungsqualität
Talentaufbau
Marktbearbeitung
Warum consultingheads
„Dank Marian Wulz' Expertise konnten wir in nur vier Monaten zentrale Prozesse optimieren, die Führungskultur stärken und eine datenbasierte Vertriebssteuerung etablieren, die uns nachhaltig auf Wachstumskurs bringt.“
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Ergebnisse, die überzeugen. So wie in dieser Case Study durch die Implementierung des Commercial-Excellence Systems innerhalb von vier Monaten nachhaltige Veränderungen spürbar wurden, legen auch wir größten Wert auf Lösungen, die unmittelbar messbare Ergebnisse liefern – ohne Umwege und mit maximaler Effizienz.
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